仕事で欠かせなくなってきた複合機

以前、事務職をしていた時に、事務所の複合機買い替え担当をしたことがあります。ですので、買い替え希望の方がいらっしゃいましたら、少しでも当時覚えた知識をお教えし、参考にしていただければと思います。まず、複合機とは、プリンターにスキャナー、FAX機能が統合された製品のことをいいます。プリンターの上部に読み取り機能があるのが一般的で、コピーやスキャナー、で読み込む文面を一面づつ読み込みするか大量に読み込みするための機能が付いています。

もちろん、電話回線をつなぐことも可能ですので、電話の機能を使えるのはもちろんFAXの受信送信も可能です。こういう機能があるのを考えると、個別でこれらの製品を購入するより安く、また設置場所も一か所で賄えるため、複合機を置くのがいいのではないでしょうか。プリンターは、インクジェットプリンターが一般的ですが、一部レーザープリンター機種もあります。ただ、ランニングコストの面から考えると、インクジェットプリンターの方が安くあがります。

私が複合機を選んだ時に気を付けたのは、「印刷の綺麗さ」「印刷のスピード」「ランニングコスト」「ネットワーク機能」「冊子印刷など、印刷機能」などです。これらは、誰でも考え検討することですが、一言付け加えると「印刷の音」です。静かな事務所に設置する場合、かなりの騒音となり迷惑になる可能性があるため、印刷時やホッチキスの機能を使う時の音を確認するのをおすすめします。数社回って確認したのですが、メーカーによってマチマチでした。ぜひ、耳障りな音でないかどうかは確認してください。

プリント、スキャン、コピー、FAXといった複数の機能を一台で利用できる複合機。大きなオフィスだけでなく、小規模なSOHO環境とも相性がいい。各機器を個別に用意するのは場所もコストもかかってしまう。人数も少なく場所も狭いSOHO。省スペースで導入コストも抑えられる複合機は良い選択肢といえる。複合機といえば大型のオフィスで活躍しているような大型なものを想像しがちだが、コンパクトで低コストな製品も存在する。

ユーザ数や利用頻度を考えると、大企業のオフィスで起こりがちな業務効率の問題もSOHOでは起こりにくく、複合機のメリットを十分にいかすことができる。出力サイズはSOHO向けの場合、A4で十分、ネットワーク機能に対応できるものもある。省電力でコストパフォーマンスも良い。カラー対応もできている。大型オフィス並みのHDDが搭載されているような複合機はさすがにSOHO向けにはないが、十分な機能は備わっているのだ。

SOHOのオフィスでは必要な機能だけを備えた複合機が理想的だ。高性能であっても、使う機会がないのでは意味がない。効率的に業務をこなしていくには、必要な機能を必要な分発揮することが重要なのである。SOHO向けの複合機は圧迫感のないデザインで空間占有率もコンパクトなものが多い。プリンターとFAXと、ごちゃごちゃとなりがちな機器をスッキリとひとつにまとめ、かつ十分に働いてくれる。狭いオフィスにこそおすすめだ。